Dokumentenmanagement mit der Dokumenten-Sandbox
Die Dokumenten-Sandbox ist ein völlig neu konzipiertes und innovatives System zur Verwaltung, Bereitstellung und Bearbeitung von Dokumenten.
Im Arbeitsalltag spielen Dokumente eine entscheidende Rolle, sie werden ständig und an den unterschiedlichsten Stellen benötigt und enthalten unternehmens- und produktionsrelevante Informationen.
Unternehmen müssen heute enorme Mengen an Dokumenten verwalten. Bei großen Dokumentenmengen kann das schnell unübersichtlich werden, denn viele Dokumente bedeuten viele Ordner, Verzeichnisse und Unterverzeichnisse, die oft mehrfach verschachtelt sind, um Strukturen zu schaffen.
Aber nicht nur das sinnvolle Speichern von Dokumenten ist zu einer echten Herausforderung geworden, auch das Wiederfinden von Dokumenten kann sehr zeitaufwändig und schwierig sein.
Um ein benötigtes Dokument zu finden, muss sich ein Benutzer oft durch weit verzweigte Baumstrukturen hangeln. Das ist arbeitsintensiv und mit einem hohen Zeitaufwand verbunden.
Diese Abläufe an eine Software zu übergeben, schafft Strukturen, nimmt den Anwendern ermüdende Arbeitsabläufe ab, ist extrem zeitsparend und garantiert für die Sicherheit der Dokumente, ein Gesichtspunkt, der seit Inkrafttreten der neuen DSGVO oberste Priorität hat.
Das hat uns dazu motiviert, die Dokumenten-Sandbox zu entwickeln.
Das innovative Konzept der Dokumenten-Sandbox
Die Dokumenten-Sandbox kehrt die bisherige Vorgehensweise im Dokumentenmanagement um.
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BISHER |
DOKUMENTEN-SANDBOX |
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Der Benutzer entscheidet, wo die Dokumente gespeichert werden. |
IPCN speichert alle eingepflegten Dokumente automatisch ab. |
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Der Benutzer generiert die Baumstruktur mit Verzeichnissen und Unterverzeichnissen, in denen die Dokumente gespeichert werden. |
IPCN speichert alle eingepflegten Dokumente in einem einzigen Verzeichnis ab. |
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Der Benutzer muss die benötigten Dokumente aktiv wieder heraussuchen, um sie zu verwenden oder zu bearbeiten. |
IPCN sucht die Dokumente für den Benutzer heraus und stellt sie sofort zur Weiterverwendung bereit. |
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Für die Sicherheit der Originaldokumente ist nicht garantiert, da es mehrere Versionen des gleichen Dokuments an verschiedenen Speicherorten geben kann und Dokumente unbemerkt gelöscht, verschoben und umbenannt werden können. |
Im Verzeichnis von IPCN gibt es nur ein Originaldokument. In der Sandbox werden Kopien geöffnet, die erst nach Bearbeitung und Bestätigung mit dem Originaldokument abgeglichen werden. Es gibt immer nur eine Version des Originaldokuments. IPCN verwaltet die Dokumente, die deshalb nicht unbemerkt gelöscht oder umbenannt werden können. Ein Verschieben in einen anderen Ordner ist nicht möglich, da das Dokumenten-Verzeichnis von IPCN verwaltet wird. |
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Das Wiederfinden der Dokumente ist aufwändig ("Durchhangeln" durch Baumstrukturen). |
Das Heraussuchen der Dokumente wird von IPCN übernommen. Der Benutzer muss weder wissen, wie die Dokumente heißen, noch welche oder wie viele Dokumente herausgesucht werden müssen, da IPCN die Zuordnung automatisch durchführt. |
| Dokumente können verloren gehen, wenn sich der Benutzer nicht mehr an den Speicherort u/o den Namen des Dokuments erinnert. | Alle Dokumente liegen im Dokumentenverzeichnis von IPCN. Sie können nicht verloren gehen und mit zahlreichen Such- und Filterfunktionen gefunden werden. |
| Das Dokumentenmanagement macht ein aktives Eingreifen des Benutzers erforderlich, das nicht nur zeit- und kostenintensiv ist, sondern auch eine kritische Fehlerquelle darstellt. | Für die Bereitstellung der Dokumente mit der Dokumenten-Sandbox von IPCN ist nur ein Mausklick erforderlich. |